Was ein Wiki für Ihr Unternehmen tun kann

In einem Wiki können Sie flexibel und einfach für Ihr Unternehmen wichtige Inhalte dokumentieren, aufbereiten und weiterverarbeiten: Online mit einem Mausklick und im Team. Aus der Expertise und dem Erfahrungswissen Ihrer MitarbeiterInnen entsteht so eine wertvolle Wissensdatenbank, die die Basis für strategische Weiterentwicklung und Innovation bietet.

Das Wiki ist Ihr digitales Logbuch.

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Kollaboratives Arbeiten fördern

Der Inhalt des Wiki wird durch mehrere Personen bearbeitet. Dadurch steigt die Qualität und Aktualität der Inhalte nach dem „Mehr-Augen-Prinzip“. Lesende werden zu Editorinnen und Korrektoren. Eine lückenlose Bearbeitungshistorie und Werkzeuge zum Bestätigen von Inhalt ermöglichen das Verfolgen des Fortschritts. Schließlich ist Kollaboration der Kern des Wiki.

Best Practices sichern

Für Abläufe in Ihrem Unternehmen entstehen im Unternehmensalltag Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter „Best Practices“ – Abläufe, die sich in der Praxis als Erfolgsmethoden herausstellen. Diese im Wiki zu sammeln, ist wichtiger Kernpunkt für das Know-how Ihres Unternehmens.

Zeit für Kernaufgaben geben

Mit der Informationssuche verbringen Ihre MitarbeiterInnen im Arbeitsalltag wertvolle Zeit. Das Suchen wird zum schnellen Finden, wenn Dateien kontextualisiert und  Inhalte vollindexiert sind, mittels Kategorien und Suchabfragen gefiltert werden kann und es für alle Inhalte eine zentrale Plattform gibt.

Geschichte schreiben

Wann wurde dieser Mitarbeiter eingestellt, welches Produkt wie gelauncht, wann wurde der Break-Even erreicht und wie verlief die Produktpräsentation? Harte Fakten, Erfahrungen und Trivia können im Wiki gleichermaßen Eingang finden – mit dem Wiki schreibt das Unternehmen die eigene Geschichte.

Innovationen anregen

Verbesserungen und Ideen zur Weiterentwicklung von Produkten und Abläufen entstehen aus der Basis. Über Vorschläge und erste Entwürfe hinausgehend kann das Wiki Grundlage für Gespräche und eine Diskussionsplattform mit geringer Hemmschwelle sein. Nutzen Sie das Wiki als Tool für das Innovationsmanagement.

Identifikation verstärken

Unternehmensinterne Informationen transparent offenzulegen, stärkt das Vertrauen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Der entstehende Wissenspool ist ein Anreiz, das eigene Wissen zu teilen. Die Möglichkeit zur Beteiligung und die Wertschätzung der eigenen Expertise verstärken die Identifikation mit dem Unternehmen.

Kommunikation von Dokumentation trennen

Dokumentation von Inhalten und Kommunikation über diese Inhalte sind zwei verschiedene Prozesse. Im Wiki können Themen zentral dokumentiert, bearbeitet und kommentiert werden. Für die Kommunikation reicht schlicht ein Verweislink auf das Wiki. Das bedeutet: Übersichtliche Struktur, schnelleres Finden und – weniger E-Mails.

Neue Mitarbeiter schulen

Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden in der ersten Zeit durch ein Handbuch im Wiki unterstützt, das schnell alle nötigen Informationen liefert und von allen auf dem letztgültigen Stand gehalten werden kann. So ist über aktuelle und vergangene Projekte ein schneller Überblick zu bekommen. Sich zu jeder Zeit selbst informieren zu können, beschleunigt den Einstieg und fördert die Autonomie.

Wissen im Unternehmen behalten

Trennen sich die Wege des Unternehmens und eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin, so bleibt das Wissen im Unternehmen. Durch die Arbeit im Wiki kann implizites Erfahrungswissen einzelner in explizites, für alle weiter nutzbares Wissen umgewandelt werden. Denn für das Unternehmen wertvoll sind besonders jene Erfahrungen, aus denen auch andere lernen können.

Anwendungsmöglichkeiten eines Wiki im Unternehmen

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele, wofür ein Wiki in einem Unternehmen erfolgreich eingesetzt werden kann. Gerade die Kombination aus mehreren Nutzungsmöglichkeiten macht die Stärke des Wiki aus.

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Projektdatenbank

Laufende Projekte werden von den Projektverantwortlichen aktuell gehalten. Mit einfachen Klicks können Zeitrahmen, Status und Ergebnisse festgehalten und in Projektübersichten verglichen werden. Notizen zu Kundenterminen, Links zu Dateien, Webseiten und Fotogalerien ergänzen die Übersicht. Die Projektdatenbank lässt sich gut mit einer Aufgabenliste verbinden.

Aufgabenmanagement

Für neue Aufgaben gibt es ein Formular, in dem Beschreibung, Zeitrahmen, Zeitaufwand und Verantwortliche eingetragen werden. Automatisch werden dann alle offenen Aufgaben den einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und Projekten zugeordnet. Kommentare und Ergebnisse finden direkt auf der Seite Platz. Mit konfigurierbaren Listen und einem Aufgabenkalender sehen Sie schnell den Status quo.

Kundenkontakte

Behalten Sie Ihre Kundenbeziehungen im Blick: Neben Kontaktlisten und Dokumentation spezifischer Kundenanforderungen notieren Sie Wünsche, Beschwerden und Rückmeldungen sowie Ergebnisse jedes einzelnen Kontakts.

Kundensupport

Support-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter müssen im KundInnenkontakt rasch an die richtigen Informationen gelangen. Lösungswege für Fragen können inklusive Produktwissen und Erfahrungswerten gemeinschaftlich dokumentiert werden. Häufige und besondere Fragen werden für das Team sichtbar weiter ergänzt. Davon profitieren alle – am Ende auch Ihre Kundinnen und Kunden.

Produktdatenbank

Wenn Sie eine große Palette an Produkten vertreiben, notieren Sie Daten, Spezifikationen und Beschreibungen inkl. Hinweise zur Verwendung in die individuell angepasste Produktdatenbank. Die Produkte sind mit Aufgaben, Kundenkontakten und Support-Anfragen verlinkbar und somit dort verfügbar, wo sie gebraucht werden. Ergebnislisten und Übersichten erstellen Sie flink und automatisch.

Handbücher, Anleitungen

Für Betriebshandbücher, Benutzerhandbücher, Software-Tutorials, Gerätehandbücher und alle Arten von Anleitungen bietet das Wiki eine geeignete Plattform. Texte sind rasch ergänzt, so können Schreibende wie Lesende an der Verbesserung der Inhalte mitarbeiten. Für längere Handbücher erstellen Sie Inhaltsverzeichnisse und geben Inhalte mit bestätigten Versionen frei.

Gemeinsames Erstellen von Dokumenten

Ob Sie die Texte Ihrer Website weiterentwickeln, Ihre Produktinformationen ergänzen oder einfache Marketingtexte gemeinsam entwerfen – schreiben Sie die Texte ins Wiki. Jede Änderung an den Texten ist leicht nachzuvollziehen und im Bedarfsfall auch mit einem Klick rückgängig zu machen.

Schulungsunterlagen

Stellen Sie Schulungsunterlagen für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkt ins Wiki, so werden diese von Anfang an mit dem Wiki vertraut gemacht und können sich jederzeit selbst informieren. Auch Unterlagen interner Weiterbildungsmaßnahmen und Präsentationen können zur Nachlese im Wiki deponiert werden.

Unternehmensinterna

Viele unternehmensinterne Inhalte finden keinen so richtigen Platz: Ihre Ziele und Werte, neue Projektideen, Marketingmaßnahmen und Content-Pläne, Stellenanzeigen, Pressemeldungen, Förderanträge, Dokumentation der IT-Infrastruktur, Büromöbelinformationen, Parkplatzregelung – die Liste ist unendlich. Im Wiki bieten Sie bewährten Regeln und neuen Ideen gleichermaßen Platz.

So könnte Ihr Projektablauf aussehen

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Erstberatung & Bedarfsanalyse

In der Erstberatung werden wir viele Fragen stellen: Wir besprechen Ihre Ist-Situation, Ihre Anforderungen und Wünsche und Umsetzungsmöglichkeiten eines Wiki in Ihrem Unternehmen. Nach unserem Erstgespräch bekommen Sie Ihr individuelles Angebot gelegt.

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Konzept & Umsetzungsstrategie

In größeren Teams und Unternehmen möchten Sie das Projekt nicht nur in Zeit und Kosten durchgeplant wissen, sondern auch die interne Kommunikation bis und nach dem Rollout bestimmen. Dazu gehört neben einem Gesamtkonzept, das sich an Ihren Zielen und Werten orientiert, die Auswahl von Testgruppen und MultiplikatorInnen sowie passende Unterstützungshilfen für die Einführung, etwa Handbücher, Schulungsunterlagen und Seminare.

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Kickoff-Termin

Bei größeren Projekten planen wir bei einem Kickoff-Termin mit möglichst vielen zukünftigen Nutzerinnen und Nutzern detailliert die Ziele im Einsatz des Wiki. Dabei werden die Dokumentations- und Kommunikationssituationen in Ihrem Unternehmen unter die Lupe genommen und Verbesserungsmöglichkeiten gesammelt und analysiert. Endergebnis des Kickoffs ist das Festschreiben einiger konkreter Fälle, in denen Sie das Wiki am Beginn verwenden wollen. Das Einbinden der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhöht zum einen die Motivation, das System zu nutzen, zum anderen kann es dadurch genauer auf den Bedarf abgestimmt werden. (Lesen Sie mehr zu Anwendungsfällen: Wann verwenden wir dieses Ding?)

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Setup & Konfiguration

In der Zeit von Setup und Konfiguration des Wiki können Sie sich entspannt zurücklehnen – nun stehen wir an den Rudern. Auch wenn Sie ein individuelles Design, technische Besonderheiten oder die Übernahme von Textinhalten angefordert haben, erledigen wir das jetzt für Sie.

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Testbetrieb

Im Testbetrieb prüfen Sie das Wiki auf Herz und Nieren und befüllen es mit den ersten Daten. Bestimmte Anforderungen ergeben sich erst aus der Nutzung der Software, deshalb ist hier noch Platz für Änderungswünsche. Für Hilfe im direkten Kontakt können wir für diese Zeit zusätzlich ein Skype-Fenster vereinbaren. Am Ende der Testphase ist das Wiki bereit für den Rollout.

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Einstiegsschulung

An einem Schulungstermin zu Beginn der Testphase können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereits im Wiki am konkreten Beispiel arbeiten und im persönlichen Kontakt Fragen stellen. Diese Einführungsschulung ist für alle Personen im Team zu empfehlen, die am Wiki arbeiten werden. In großen Abteilungen kann sie einigen Multiplikatorinnen und Multiplikatoren überantwortet werden. Zusätzliche Trainings zu vertiefenden Themen und interner Weiterentwicklung des Wiki sind ebenfalls möglich.

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Rollout

Nach dem Rollout des Wiki geht die eigentliche Freude erst los: Jetzt kann das Wiki im Arbeitsalltag eingesetzt werden. Beobachten Sie die Entwicklung im Wiki und erfragen Sie im Team erste Erfahrungen, so können Sie bei Bedarf noch den Kurs korrigieren. Sind Sie dann aus dem Hafen ausgelaufen, steht Ihnen das Wissensmeer offen!

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