Das bessere Verfahrensverzeichnis für die DSGVO

Kern der Umsetzung der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist das Verfahrensverzeichnis (sog. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten), in dem alle Prozesse, Maßnahmen und laufende Anfragen rund um den Datenschutz im Unternehmen dokumentiert werden. Das Verfahrensverzeichnis sichert auch die Beweislage gegenüber der Datenschutzbehörde.

Mit dem Datencockpit bieten wir Ihnen eine einfache, kostengünstige, integrierte und clevere Lösung für die Umsetzung der DSGVO in Ihrem Unternehmen.

Die Neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Mit Mai 2016 ist das neue EU-weite Gesetz zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft getreten, am 25. Mai 2018 tritt es in Geltung. Bis dahin sollten alle Unternehmen die DSGVO umgesetzt haben und zur Anwendung bringen. Ziel der DSGVO ist ein einheitliches, handelbares EU-weites Gesetz, das den Betroffenen, sprich den Kund/innen und User/innen, wieder mehr Hoheit über ihre Daten erlaubt.

Die DSGVO betrifft alle Unternehmen, die regelmäßig personenbezogene Daten, also Daten, die auf eine bestimmte Person zurückzuführen sind, digital oder analog verarbeiten. In der Umsetzung können sich Unternehmen vor allem auf Beratung und Hilfe durch Rechts- und IT-Experten verlassen.

Screenshot eines Verfahrensverzeichnis im Datencockpit (Beispiel)

Das übersichtliche Verfahrensverzeichnis im Datencockpit. (Screenshot)

Kann ich auch eine einfache Excel-Datei verwenden?

Natürlich. Aber warum nicht gleich auf eine besser integrierte, automatisierte Lösung setzen, die den Gesetzestext mitbringt, das Eintragen und Abrufen erleichtert und auf Knopfdruck Reports ausliefert? Das Datencockpit ist eine Lösung auf Basis der Open-Source-Software Semantic MediaWiki, somit sind Sie unabhängig von einzelnen Anbietern und der Software ist lange Lebenszeit garantiert.

Was kann das Datencockpit?

Das Datencockpit übersetzt die Anforderungen an Unternehmen in eine Plattform, in der alle Überlegungen, Prozesse und Maßnahmen dokumentiert werden können. Checklisten und Hilfen zum Ausfüllen des Verfahrensverzeichnisses sind dort ebenso zu finden, wie der hinterlegte Gesetzestext und die Möglichkeit für Fragestellungen.

Das Wiki kann insgesamt recht rasch an eigene Bedürfnisse angepasst werden und ist keine geschlossene Lösung, kann also auch für andere Prozesse im Unternehmen verwendet werden.

Wirft die Datenschutzbehörde einmal einen Blick in das eigene Datencockpit, ist sie begeistert von lückenloser Dokumentation, Versionshistorie bei allen Änderungen und raschen Übersichten über alle Datenkategorien, Verfahren, Anfragen und Maßnahmen.

Rundherum ein Win-win! 

Warum ein Wiki das perfekte Tool für die DSGVO ist

Warum ein Semantic MediaWiki? Um ehrlich zu sein, wir sind überzeugt, dass die DSGVO die geeignete Anwendung für ein Semantic MediaWiki ist und somit das Wiki die beste Lösung.

  • Semantic MediaWiki kommt standardmäßig mit Funktionen, die für die Umsetzung der DSGVO perfekt sind: Lückenlose Versionshistorie, direkte Autorenzuordnung, Kombination von strukturierten und unstrukturierten Daten etc.
  • Die Open-Source-Lösung mit MediaWiki macht unabhängig von proprietären Produkten und einzelnen Unternehmen. Sie setzen auf eine langfristige, sichere und transparente Lösung. Mit Import- und Exportmöglichkeiten in gängigen Formaten bleiben Sie unabhängig.
  • Die Kosten für die Plattform sind gering, Sie suchen sich Betreuung und Beratung, wo Sie sie benötigen.
  • Eine Anpassung der Plattform an individuelle Bedürfnisse ist rasch und einfach möglich.
  • Die Plattform vereint strukturierte mit unstrukturierten Informationen: Nutzen Sie die Vorteile einer klassischen Datenbank in Kombination mit zusätzlichen Freitexten.
  • Das Wiki kommt standardmäßig mit lückenloser Versionshistorie daher. Alle Änderungen werden dokumentiert, für Ihre Sicherheit gegenüber der Behörde.
  • Formulare und Vorgaben erleichtern Ihnen die Eingabe der Dokumentation.

Stakeholder Termine in Wien & Linz

derzeit gibt es keine aktuellen Termine!

Die Stakeholder-Workshops sind Ihre Gelegenheit, das Datencockpit besser kennen zu lernen und Ihre Wünsche und Verbesserungsvorschläge einzubringen. Wählen Sie einen Termin in Ihrer Nähe!

Stakeholder Workshop in Wien

Freitag, 2. Februar 2018, 13:00–16:00 Uhr in Wien

Ort: KDZ, Guglgasse 13, 1010 Wien

Stakeholder Workshop in Linz

Montag, 9. April 2018, 16:00–18:00 Uhr in Linz

Ort: Arcotel Nike GmbH, Untere Donaulände 9, 4020 Linz

Wie komme ich zu meinem Datencockpit?

Das Datencockpit basiert auf der Open-Source-Software MediaWiki, derselben Software, die auch Wikipedia powert. Da eine Datenbank involviert ist, brauchen Sie Hosting für die Software. Das Datencockpit ist also keine alleinstehende App für den Desktop, sondern muss wie eine Website gehostet werden.

Das Hosting können Sie intern/in-house organisieren, wenn Sie damit bereits Erfahrung oder eine eigene IT-Abteilung haben (Variante 1 und Variante 2, wenn Sie bereits ein MediaWiki haben). Als Alternative haben wir mit unserem Partner in Berlin eine kostengünstige Hostinglösung vereinbart, die Ihnen die Nutzung des Datencockpit als Browservariante ermöglicht (Variante 3).

Werfen Sie einen Blick auf den aktuellen Stand der Entwicklungen unter datencockpit.at und auf GitHub. Für schnelle Fragen sind wir auch auf Twitter zu erreichen.

Variante 1: Sie hosten Ihr Datencockpit selbst

Mit Semantic MediaWiki erhalten Sie ein voll leistungsfähiges semantisches Wiki, ein Wissensmanagementsystem, das um Datenbankfunktionen erweitert ist.

Voraussetzungen für einen Semantic MediaWiki Server:

  • Linux-Server: „LAMP-Stack“: Linux, Apache, PHP 5.5.9+, MariaDB 5.1+ (oder MySQL 5.5.8+)
  • Shell-Zugang (SSH), Composer
  • MediaWiki 1.27
  • Semantic MediaWiki 2.5+

Auf GitHub finden Sie weitere Erklärungen zum Hosting auf einem Webserver.

Bitte beachten Sie, dass wir gerne helfen, wo wir können, in dieser Variante aber keinen Installationssupport anbieten können.

Variante 2: Sie haben bereits ein MediaWiki

Auf GitHub finden Sie den aktuellen Dump zum Importieren in Ihr Wiki.

Bitte beachten Sie dabei die Vorbedingungen für das Wiki.

Variante 3: Sie buchen eine Browservariante, wir hosten für Sie

Um Ihnen den Installationsaufwand zu ersparen, haben wir mit unserem erfahrenen Wikihostingpartner WikiHoster.net in Berlin eine kostengünstige Hostinglösung vereinbart. Diese ermöglicht Ihnen die Nutzung des Datencockpit über den Browser.

Einsatz im Unternehmen

Nehmen Sie sich Zeit, Ihr Datencockpit initial gut aufzusetzen. Vieles muss nur einmal bestimmt werden, spätere Änderungen nehmen weniger Zeit in Anspruch.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Punkte für sich abhaken können und nehmen Sie dort Hilfe in Anspruch, wo auf Ihren besonderen Fall Rücksicht genommen werden muss. Eine klare Checkliste hilft Ihnen bei der Bestimmung.

datencockpit2

WikiAhoi ist für das Datencockpit Partner des des KDZ – Zentrum für Verwaltungsforschung, das Projekt Datencockpit wurde 2018 durch netidee gefördert.

Back To Top